Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Strategie & Tools
- Lucas
- vor 6 Stunden
- 4 Min. Lesezeit
Unternehmen stehen vor Fachkräftemangel, steigenden Kosten und wachsendem globalem Druck. Digitalisierung wird zur Pflicht. KI, Low-Code und Automatisierungstools wie Power Automate, n8n und Make.com bieten konkrete Lösungen.
Wer keine digitalen Prozesse etabliert, verliert Wettbewerbsfähigkeit.
Der Artikel beschreibt, wie Unternehmen effektiv digitalisieren und typische Fehler vermeiden.
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet Digitalisierung von Geschäftsprozessen?
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen befasst sich mit dem Übergang von analogen Arbeitsabläufen zu elektronisch automatisierten Alternativen.
Oftmals wird die Geschäftsprozessdigitalisierung missverstanden. Viele Unternehmen verwechseln diesen Begriff mit einem papierlosen Büro. Auch wenn dieser Teil einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie ist, ist es nur ein kleiner Bestandteil.
Das wahre Potenzial bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen liegt in der Verschlankung von bestehenden Prozessen und der Automatisierung dieser.
Die Digitalisierung muss Funktions- und Geschäftsbereichübergreifend gedacht werden. Nur so können Unternehmen Kosten einsparen und schneller auf dem Marktveränderungen reagieren.
Welche Beispiele gibt es für die Digitalisierung von Prozessen?
Geschäftsprozesse werden in interne und externe Prozesse aufgeteilt. Externe Prozesse umfassen alle geschäftlichen Aktivitäten, die in direkter Interaktion mit externen Partnern, Kunden oder Lieferanten stattfinden.
Für jeden Geschäftsprozess gibt es eine Vielzahl an Digitalisierungsmöglichkeiten. Hier sind die üblichsten Digitalisierungsoptionen je Geschäftsprozess:
Interne administrative Prozesse
Buchhaltung (z.B automatisierte Belegverarbeitung)
Personalwesen (z.B KI-basiertes Onboarding)
Vertragsmanagement (z.B. digitale Signaturen und KI-basierte Vertragserstellung)
Dokumentenmanagement (z.B. Wissensmanagement-Plattformen)
Interne operative Prozesse
Bestands- und Lagerverwaltung (z.B. Predictive Analytics für Bedarfsprognosen)
Produktion (z.B. Optimierungsalgorithmen)
Vertrieb (z.B. Predictive Sales)
Marketing (z.B. KI-basierte Werbetexterstellung)
Einkauf (z.B. AI Agents für Lieferantensuche)
Externe kundennahe Prozesse
Kundensupport (z.B. Chatbots und KI-gestützte Helpdesks)
Customer Relationship Management (CRM) (z.B. Automatisierung von Kundeninteraktionen)
After-Sales-Service (z.B. IoT-basierte Wartungsprognosen)
E-Commerce (z.B. personalisierte Produktempfehlungen durch KI)
Preismanagement (z.B. dynamische Preissetzung mit Machine Learning)
Externe unternehmensübergreifende Prozesse
Supply Chain Management (z.B. Blockchain für transparente Lieferketten)
Logistik (z.B. KI-optimierte Routenplanung)
Partnerschaften & Kooperationen (z.B. digitale Plattformen für kollaborative Wertschöpfung)
Forschung & Entwicklung (z.B. simulationsgestützte Produktentwicklung)
Compliance & Risikomanagement (z.B. KI-basierte Fraud Detection)
Warum sollte ich meine Geschäftsprozesse digitalisieren?
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist unverzichtbar, da Unternehmen ohne sie langfristig wettbewerbsunfähig werden.
Studien zeigen, dass digitalisierte Unternehmen effizienter arbeiten und eine um 20 % höhere Projektabschlussrate aufweisen (Nguyen & Hai, 2025). Zudem führt die Automatisierung von Buchhaltung und Finanzprozessen zu einer signifikanten Fehlerreduktion und geringeren Betriebskosten (Ahmad et al., 2025).
Ein weiteres zentrales Argument ist die Marktdynamik. Unternehmen, die digitale Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Business Intelligence nutzen, können schneller auf veränderte Kundenbedürfnisse und Markttrends reagieren, was ihre Innovationskraft stärkt (Llave, 2025).
Fehlt eine Digitalisierungsstrategie, riskieren Firmen steigende Ineffizienzen, höhere Verwaltungskosten und geringere Anpassungsfähigkeit (Nguyen & Tien, 2025).
Da Wettbewerber diese Vorteile bereits nutzen, werden Unternehmen ohne Digitalisierung in einem zunehmend datengetriebenen Marktumfeld abgehängt. Digitalisierung ist daher kein optionaler Prozess, sondern eine notwendige Voraussetzung für langfristige Wettbewerbsfähigkeit und betriebliche Resilienz.
Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Die größten Herausforderungen
Digitalisierung heißt nicht einfach: Software kaufen und fertig. Viele unterschätzen, was wirklich dahintersteckt.
Erstes Problem: Alte Abläufe werden einfach digital kopiert. Beispiel: Ein Freigabeprozess per E-Mail wird zur Freigabe per Klick – aber der Ablauf bleibt umständlich. Das spart nichts.
Zweites Thema: Systeme sprechen nicht miteinander. Eine Abteilung nutzt Tool A, die andere Tool B. Am Ende exportiert jemand Excel-Dateien und schickt sie per Mail. Nichts gewonnen.
Drittes: Die Leute sind überfordert. Neue Tools, neue Wege – aber keine Schulung, keine klare Kommunikation. Die Folge: Widerstand oder Workarounds.
Viertes: Zu langes Planen. Statt klein anzufangen, wird erst mal ein Riesenprojekt aufgesetzt. Drei Jahre später ist der Markt weiter, das Tool schon wieder alt.
Lösung: Prozesse kritisch hinterfragen, klein starten, schnell testen. Tools anpassen, nicht einfach draufstülpen. Und: Die Leute mitnehmen – sonst läuft’s nicht.
Anleitung: In 4 Schritten Geschäftsprozesse digitalisieren
1. Aufnahme des Ist-Prozess
Bevor Prozesse digitalisiert werden, muss eine saubere, technische Analyse des Ist-Zustands erfolgen. Dafür reicht es nicht, Abläufe grob zu skizzieren oder sich auf Erfahrungswerte zu stützen. Stattdessen wird der Prozess detailliert in Einzelschritte zerlegt – inklusive aller Entscheidungspunkte, Schnittstellen, Systemübergänge und manuellen Eingriffe.
Es ist durchaus sinnvoll dabei auf Modellierungsstandards wie BPMN 2.0 zurückzugreifen und Tools wie Signavio (wenn im SAP Umfeld gearbeitet wird) oder Figma zu nutzen.
Ziel dieser Phase ist ein strukturiertes, widerspruchsfreies Abbild des realen Prozesses, das die Grundlage für jede technische Umsetzung bildet.
2. Optimierung des Ist-Prozesses
Ein ineffizienter Prozess wird durch Digitalisierung nicht besser – er wird lediglich schneller ausgeführt, aber mit den gleichen Schwächen. Daher erfolgt in diesem Schritt eine konsequente Prozessoptimierung: Medienbrüche, redundante Eingaben, unnötige Freigabeschritte oder manuelle Schleifen werden identifiziert und eliminiert. Methoden wie Value Stream Mapping oder die 5-Why-Analyse können hier unterstützen. Es wird priorisiert, was digitalisiert werden soll – und was besser ganz gestrichen wird. Nur ein schlanker, klar strukturierter Prozess ist bereit für eine digitale Umsetzung.
3. Auswahl der richtigen Digitalisierungstools
Bei der Tool-Auswahl steht nicht der Funktionsumfang im Vordergrund, sondern Integration, Skalierbarkeit und Datenfluss. Es wird geprüft, welche Systeme bereits im Unternehmen im Einsatz sind (z. B. ERP, CRM, DMS) und wie neue Tools sinnvoll andocken können – idealerweise über offene Schnittstellen (APIs), Webhooks oder Middleware. Für einfache Prozessautomatisierungen können Low-Code-Plattformen wie Power Automate, Make.com oder n8n verwendet werden; für komplexe Szenarien kommen Workflow-Engines wie Camunda oder Joget in Frage. Wichtig ist: Die gewählte Lösung muss in der Lage sein, strukturierte Daten durchgängig weiterzugeben, automatisiert zu verarbeiten und mit bestehenden Kernsystemen zu kommunizieren.
4. Durchführung iterativer Implementierung
Statt einer großflächigen Einführung wird mit einem klar abgegrenzten Pilotbereich gestartet. Dort wird der optimierte Prozess digital abgebildet, unter realen Bedingungen getestet und anhand konkreter Kennzahlen bewertet – etwa Bearbeitungszeiten, Durchlaufzeiten oder Fehlerquoten. Tools wie Power BI oder Tableau können helfen, diese Metriken sichtbar zu machen. Auf Basis des Feedbacks erfolgt eine gezielte Nachjustierung. Erst wenn der digitale Prozess stabil läuft und Mehrwert liefert, wird er auf andere Bereiche übertragen. Parallel dazu werden Anwender geschult, Dokumentationen erstellt und eine Supportstruktur aufgebaut, um Akzeptanz und Nachhaltigkeit zu sichern.
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