Viele kleine und mittelständische Unternehmen unterschätzen die Notwendigkeit einer schnellen Umstellung auf SAP S/4HANA. Doch wer zu lange wartet, riskiert nicht nur steigende Kosten, sondern auch IT-Sicherheitslücken, Inkompatibilitäten und Probleme mit dem Wirtschaftsprüfer. Warum? Das derzeit gängige SAP ECC wird ab 2027 nicht mehr unterstützt. Ein Wechsel ist aber für viele mittelständische Unternehmen komplexer als gedacht. Während Großunternehmen Millionen in den Wechsel investieren, sind die Ressourcen von kleinen und mittelständischen Unternehmen begrenzt.
Dieser Artikel soll beleuchten, wieso mittelständische Unternehmen die S/4-Transformation zeitnah starten sollten, welcher Weg für sie am besten ist, welche Risiken und Chancen beachtet werden sollten und was droht, wenn der Umstieg nicht gelingt. Also, kurz gesagt: Wie gelingt die Migration, ohne den Betrieb zu gefährden?
SAP S/4HANA: Pflicht für Mittelständler?
Der Support für das alte SAP ECC wird nach 2027 abgeschaltet. Anschließend können Unternehmen nur noch einen Notfall-Support, welcher deutlich teurer ist, in Anspruch nehmen. Auch viele SAP Berater werden zu diesem Zeitpunkt bereits deutlich teurer werden. Diese steigenden Wartungskosten können langfristig zu einer finanziellen und potentiell geschäftskritischen Realität für Mittelständler, die nicht auf SAP S/4HANA migrieren, werden.
Außerdem werden neue Module und Features zukünftig nur noch für S/4HANA entwickelt. Unternehmen, die auf veralteten Systemen arbeiten, können hierdurch einen Wettbewerbsnachteil erlangen. Insbesondere im Bereich der künstlichen Intelligenz arbeitet SAP hart daran, die Systeme effizienter zu machen und neue Features zu erschaffen. Beides zielt darauf ab, die Bearbeitungsgeschwindigkeiten von SAP-S/4HANA-Nutzern zu verringern. Die hinter SAP S/4HANA liegende HANA-Datenbank ist deutlich schneller als die des R3-Systems und liefert somit die Grundlage für derartige Entwicklungen. Dies alles kann langfristig zu niedrigeren administrativen Kosten für Mittelständler, die auf dem neuen S/4-System arbeiten, führen. Bei VISUS Advisory gehen wir davon aus, dass sich die niedrigen Kosten in einem Pricing-Vorteil niederschlagen werden.
Ein oftmals vernachlässigter Faktor bei einer Aufschiebung der SAP S/4HANA-Migration ist der steigende Mangel an SAP-Beratern. Der europaweite Fachkräftemangel ist besonders in der SAP Beratung stark zu spüren. Da Unternehmen quasi verpflichtet sind, auf SAP S/4HANA umzustellen, wird dieser Fachkräftemangel in der Branche verstärkt. Wer den Wechsel also hinauszögert, wird Probleme haben, qualifizierte SAP-Berater zu finden, und muss mit höheren Kosten rechnen. Mittelständische Unternehmen befinden sich dann in den letzten Migrationsjahren im direkten Wettbewerb mit finanzstarken Großkonzernen.
Des Weiteren erhöht sich auch im Mittelstand die Komplexität der IT-Infrastruktur. Die fortschreitende Digitalisierung steigert die Notwendigkeit für neue Softwarelösungen in den Betrieben. Das Problem besteht darin, dass ein veraltetes SAP-System irgendwann nicht mehr mit diesen IT-Lösungen kompatibel sein wird. Das Ergebnis ist dann ein IT-Flickenteppich, der zu höheren Kosten und erschwerter Wartbarkeit führt. Studien haben herausgearbeitet, dass solch fragmentierte IT- und ERP-Systeme zu verlangsamten Marktreaktionen führen können.
Der Migrationsdruck wird nicht nachlassen. Da ab 2027 die Wartung für SAP R/3 abgeschaltet wird, erwarten wir eine Kostenexplosion, die spätestens 2026 eintreten wird. Es wird das letzte Jahr sein, in dem Mittelständler die S/4HANA-Migration umsetzen müssen. Der zuvor genannte Mangel an SAP Beratern wird spätestens dann voll einschlagen und die Kosten für Unternehmen in die Höhe treiben. Daher empfiehlt sich eine zeitnahe Umstellung auf das neue System.
Greenfield, Brownfield oder Hybrid? Der beste Weg für den Mittelstand
Mittelständler stehen bei der SAP S/4HANA-Migration vor drei Migrationswegen: Greenfield, Brownfield oder Hybrid. Während Greenfield einem Neuaufsetzen des ERP-Systems gleichkommt, ermöglicht Brownfield ein Upgrade bestehender Systeme mit minimalen Anpassungen. Der Hybrid-Ansatz kombiniert beide Strategien, indem bestimmte Prozesse neu aufgesetzt werden, aber bewährte Strukturen beibehalten werden.
Bei VISUS Advisory empfehlen wir den meisten Mittelständlern, den Greenfield-Ansatz zu wählen. Warum ist das so?
Es gibt quasi kein Unternehmen, das nicht über die Jahre hinweg prozessuale Ineffizienzen entwickelt hat. Wir betrachten die Migration zu SAP S/4HANA auch als Möglichkeit, bestehende Geschäftsprozesse zu überprüfen und zu verschlanken. Diese Möglichkeit bietet sich an, da eine Prozessaufnahme am Anfang jeder S/4HANA-Migration steht. Der Brownfield-Ansatz hingegen geht davon aus, dass bestehende Geschäftsprozesse bereits optimal ablaufen und eine ERP-Migration somit reibungslos verlaufen wird.
Der Brownfield-Ansatz hingegen geht davon aus, dass bestehende Geschäftsprozesse bereits optimal ablaufen und eine ERP-Migration somit reibungslos verlaufen wird.
Leider erliegen mittelständische Unternehmen immer wieder diesem Trugschluss, in der Hoffnung auf geringere Kosten und eine schnellere Migration. Die Folge sind meist Transformationen, die immer wieder auf Hindernisse bei Geschäftsprozessen stoßen, die ursprünglich als „unkompliziert" und „effizient" definiert wurden.
Erfolgsfaktoren & Roadmap zur S/4HANA-Migration im Mittelstand
Damit die SAP S/4HANA-Migration im Mittelstand Erfolg hat, wird ein strukturiertes Projektvorgehen benötigt. Am Anfang einer jeden Transformation steht eine Ist-Analyse, bei der alle bestehenden IT-Strukturen und Geschäftsprozesse systematisch erfasst und auf Schwachstellen sowie Systembrüche untersucht werden. So ergaben Studien, dass 46 % der befragten IT-Verantwortlichen ihre Prozesse gezielt auf die Eignung für SAP S/4HANA hin analysieren – während nur 24 % bereits über eine konkrete Migrationsroadmap verfügen.
Basierend auf der initialen Aufnahme der Geschäftsprozesse sollten die SOLL-Prozesse zur Abbildung im S/4HANA System fachlich konzipiert und die daraus resultierenden Anforderungen an das neue S/4-Datenmodell dokumentiert werden.
Diese fachlichen Konzepte werden anschließend in Systemeinstellungen (Customizing) überführt. Nicht im SAP-Standard abbildbare Anforderungen werden durch Eigenentwicklungen (Z-Programmierungen) abgedeckt.
Um sowohl die Datenmigration möglichst geräuschlos zu gestalten als auch die Validität der Konzeption und des Customizings zu prüfen ist ein rigides und geschäftsvorfallbasiertes Testing unabdingbar.
Nach erfolgreichem Testing sämtlicher Geschäftsvorfälle kann die eigentlich Datenmigration in das neue System erfolgen. Hier bestehen zwei Möglichkeiten:
a.) Die Verwendung von Drittanbieterlösungen oder
b.) die Verwendung des SAP Migration Cockpits.
Beide Wege ermöglichen ein profundes Datenmapping und die Berücksichtigung von Migrationsregeln. Für Mittelständler, die noch auf ältere Tools setzen, kann auch das SAP Legacy System Migration Workbench (LSMW) eine Option sein, allerdings wird es im Zuge von S/4HANA zunehmend obsolet und durch das SAP Migration Cockpit sowie SAP Data Services ersetzt.
Es ist unternehmensspezifisch abzuwägen, welcher Weg vor dem Hintergrund der Komplexität des Datenmodells und den verfügbaren Budgets der richtige ist. Ein auf stabilen Füßen stehender Cut-Over Plan für den Go-Live des S/4HANA Systems rundet die Migration ab.
Eine erfolgreiche SAP S/4HANA-Migration im Mittelstand erfordert ein strukturiertes Vorgehen – von der Ist-Analyse über die Konzeption der SOLL-Prozesse und das Customizing bis hin zur Datenmigration und einem durchdachten Cut-Over-Plan für den Go-Live.
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